Met Office 97, waarvan Word 97 deel uitmaakt, lanceerde Microsoft begin 1997 een major upgrade van haar populaire kantoorsuite. Het gaat hier dus om méér dan het aanbrengen van enkele aanpassingen ten opzichte van de vorige versies.

Naast een aantal bestaande functies die verbeterd werden, beschikt Word 97 over een reeks interessante nieuwe mogelijkheden, gaande van gadgets tot echt handige tools om het leven van de meer dan 35 miljoen MS-Word-gebruikers te verbeteren.

Aangezien het onmogelijk was om op 1 september 1997 klaar te zijn met een volledig nieuwe reeks rond Word 97, hebben we voor deze beknopte brochure geopteerd. Deze brochure hoort als aanvulling bij de reeks Werk Wijzer met MS-Word 6.0/7.0. Scholen en opleidingen die deze reeks handboeken gebruiken en met Word 97 werken, kunnen deze brochure gratis voor hun studenten kopiëren. Je kan ze bij ons als brochure bestellen of downloaden en raadplegen op het Internet op volgende plaats: http://uc2.unicall.be/devriendt/word97.htm.

In het schooljaar 1997-98 zullen het vooral die scholen zijn die een nieuwe informaticaklas inrichten die reeds van Office 97 gebruik zullen maken. Maar ook thuisgebruikers – o.a. studenten dus – kunnen voor een aanvaardbaar bedrag de nieuwe Word 97 aanschaffen: voor een paar duizend frank is Home Essentials 97 verkrijgbaar, een verzameling van 6 softwarepakketten, waaronder Word 97.

In deze brochure volgen we zoveel mogelijk de volgorde waarin de leerstof in de drie boeken van de reeks Werk Wijzer met MS-Word 6.0/7.0 aangeboden wordt. Het is niet onze bedoeling om hier echt alle nieuwe mogelijkheden van Word 97 uit de doeken te doen: we maakten een zorgvuldige selectie.

Het eerste wat je als gebruiker van een pakket opvalt, is wat je op het scherm te zien krijgt: o.a. werkbalken met knoppen dus. De klassieke werkbalken Standaard en Opmaak zitten in een nieuw kleedje ('platte' knoppen) en zijn licht gewijzigd.

De Tip van de dag blijft ook in Word 97 bestaan, maar wordt vanuit de Office-assistent (zie 10.1) gestuurd. Bij de Office-assistent kan je via de Opties (snelmenu of dubbelklikken) de keuze Tip van de dag weergeven bij starten activeren. Telkens je Word 97 start, krijg je dan een tip te zien.

Met het IntelliMouse-wiel kan je bijvoorbeeld je tekst automatisch laten scrollen (= rollen over het scherm). Hiervoor ga je als volgt te werk:

• Klik op het wieltje. Het scrollen start. Op de verticale schuifbalk geeft een driehoekje de scrollrichting aan.
• Schuif de muis omlaag/omhoog om de scrollsnelheid te verhogen/verlagen en/of om de scrollrichting te veranderen.
• Klik nogmaals op het muiswiel om het scrollen te stoppen.

De IntelliPoint-software biedt je nog meer mogelijkheden/gadgets om het muisgebruik aangenamer te maken. Je kan er zelfs bijhouden hoeveel meter je met de muis over het scherm beweegt.

Naast de weergaves Normaal, Pagina (Pagina-indeling) en Overzicht, is Word 97 nu ook uitgerust met de interessante weergave On line lezen. Het gebruik van het Internet en Intranetten zorgt ervoor dat meer en meer tekst op het scherm gelezen wordt. Waar bijvoorbeeld een 10-punt corps voor het lezen op papier volstaat, is dit voor het lezen op het scherm nogal klein. In On line-weergave wordt o.a. het corps van de tekst automatisch aangepast, wat de leesbaarheid op scherm ten goede komt. De regels worden (tijdelijk) zo ingedeeld, dat alle tekst op het scherm zichtbaar is.

De On line lezen-weergave activeert normaal ook de weergave van de Documentstructuur, een heel interessante tool die ook nog in punt 32 besproken wordt.

Bij het weergeven van de Documentstructuur wordt het scherm in twee delen gesplitst. In het linker gedeelte krijg je de documentstructuur te zien. Een simpele klik op één van de kopjes in het linker gedeelte en je krijgt in het rechter gedeelte de bijhorende tekst te zien. Bijzonder handig om snel in je document te navigeren.

Je kan de verticale scheiding tussen de documentstructuur links en de tekst rechts verslepen om de ruimte die de documentstructuur inneemt te vergroten/verkleinen. Het lettertype (Tahoma) en de letterweergave in de documentstructuur worden in het opmaakprofiel Documentstructuur geregeld.

Bij het intypen van tekst is normaal niet enkel spellingcontrole maar nu ook grammaticacontrole actief. Zie 8.1 voor meer informatie over grammaticacontrole.

De functie AutoCorrectie (menu Extra) is uitgebreid met een tabblad AutoTekst. De woorden en uitdrukkingen die daarin opgenomen zijn, kan je heel snel in je document opnemen door enkele beginletters (minimum 4) ervan in te typen.

Typ je b.v. Met v in, dan volstaat dit reeds om de formule Met vriendelijke groet, te plaatsen.

Je vervangt in het tabblad AutoTekst bij voorkeur de uitdrukking Met vriendelijke groet, (uit Nederland) door het bij ons in Vlaanderen meer gebruikelijke Met vriendelijke groeten.

Ook bij de namen van dagen en maanden wordt de volledige tekst voorgesteld als je enkele letters intypt.

Zie punt 40 voor meer informatie over de functie AutoTekst.

Wil je – om bijvoorbeeld één of andere functie uit te proberen – enkele alinea's willekeurige tekst in je document opnemen, typ dan aan het begin van een alinea =Rand() in, onmiddellijk gevolgd door een alinea-einde (return). MS-Word voegt dan drie alinea's in die telkens vijf keer de zin 'The quick brown fox jumps over the lazy dog.' bevatten.

Het opslaan en sluiten van een document is nauwelijks veranderd qua techniek. Word 97 documenten worden echter normaal in een nieuw bestandsformaat opgeslagen. Gebruik je Word 97 documenten in Word 6 of Word 7, dan is er conversie nodig van het Word 97 bestandsformaat naar Word 6 of 7. Het nieuwe bestandsformaat zou stabieler zijn en het risico op verlies van gegevens bij corrupte – zeg maar 'kapotte' – bestanden beperken.

Er is een conversiefilter beschikbaar (o.a. op de Office 97 cd-rom: wrd97cnv.exe) waarmee je in Word 6/7 toch Word 97 documenten kunt openen, uiteraard met verlies van de typische Word 97-mogelijkheden.

Via Opslaan als kan je in Word 97 in de keuzelijst Bestand opslaan als voor Word 6.0/95 (*.doc) opteren, om je Word 97-documenten rechtstreeks in Word 6.0/95 bruikbaar te maken. Hiermee loop je uiteraard ook het risico dat specifiek nieuwe opmaakmogelijkheden uit Word 97 verloren gaan. In feite wordt hier zelfs niet eens in Word 6.0/95 formaat opgeslagen, maar in RTF-formaat, alhoewel de extensie .DOC gebruikt wordt.

Bij de lijst met mogelijke bestandsformaten (Bestand opslaan als) vind je uiteraard ook de mogelijkheid om je documenten in HTML-formaat op te slaan voor publicatie op het Internet of op een Intranet. Zie 56.2. In het menu Bestand is trouwens de keuze Opslaan als HTML-bestand rechtstreeks aanwezig.

In de opties (menu Extra, Opties, tabblad Opslaan) kan je bij Word-bestanden opslaan als zelfs kiezen in welk bestandsformaat je documenten standaard moeten worden opgeslagen. Uiteraard zal dat normaal het Word 97-formaat zijn.

Nog in de Opties kan je instellen om de hoeveel tijd er automatisch moet worden opgeslagen. Loopt je systeem vast, dan heb je op zijn minst nog die informatie. Deze functie heet voortaan AutoHerstel.

De keuze Alles opslaan om meerdere geopende documenten in één keer op te slaan, is niet aanwezig in het menu Bestand, tenzij je op de Shift-toets drukt terwijl je het menu Bestand opent.

Met de keuze Alles sluiten – ook enkel beschikbaar als je op de Shift-toets drukt terwijl je het menu Bestand opent – sluit je alle geopende bestanden. Bij geopende bestanden die nog niet eerder werden opgeslagen, wordt uiteraard gevraagd of je ze wil opslaan.

• via het menu Bestand, Versies, knop Nu opslaan;
• vanuit het venster Opslaan als (menu Bestand, Opslaan als), knop Versie opslaan.

In beide gevallen kan je nog opmerkingen aanbrengen om te specifiëren welke versie je precies opslaat.

Is geen enkel documentvenster geopend, dan krijg je nu wel de volledige menubalk te zien. Uiteraard zijn maar een beperkt aantal keuzes actief.

Bij het openen van een bestaand document wordt normaal de recentste versie van het document geopend. Via Bestand, Versies, knop Openen kan je van een geopend document eventueel een vorige versie openen (indien je vorige versies hebt opgeslagen; zie 5.3 hierboven).

Beschik je over een IntelliMouse, dan kan je het wieltje gebruiken om doorheen het document te scrollen (zie 3.2 hierboven). Let op: de invoegpositie wordt hierdoor niet verplaatst!

Sleep je het verticale schuifblok, dan krijg je telkens te zien op welke pagina je zit, samen met de eventuele eerste kop die op de pagina voorkomt. Ook hier wordt de invoegpositie niet verplaatst.

Let op voor volgende veranderingen:

Met Ctrl + PageUp en Ctrl + PageDown bereik je enkel een vorige of volgende pagina als er geen ander bladerobject (zie 7.3 hierna) is ingesteld. 'Pagina' is immers het standaard bladerobject.

In de verticale schuifbalk is een knop Bladerobject selecteren (Alt+Ctrl+Home) opgenomen.

Je kan als bladerobject de volgende of vorige pagina, eindnoot, voetnoot, kop, afbeelding, tabel, veldcode… kiezen. De knoppen die normaal voor Vorige Pagina en Volgende Pagina gebruikt worden – en de sneltoetsen Ctrl+PageUp en Ctrl+PageDown – brengen je dan bij het vorige of volgende ingestelde bladerobject.

Is een ander bladerobject dan Pagina (standaard) ingesteld, dan kleuren de pijlen Vorige … en Volgende … op de verticale schuifbalk blauw.

Voor het overschrijven van tekst dubbelklik je op de OVR-knop (schakeloptie). De Insert-toets kan je hiervoor niet meer gebruiken.

Wie op een volmaakte grammaticacontrole hoopt, moeten we teleurstellen. Net als bij de grammaticacontrole van WordPerfect – Microsoft kocht de grammaticacontrole van Corel! – zijn er nog heel wat onvolmaaktheden.

Vermeende spelfouten worden met rode golflijn onderstreept. Grammaticaproblemen krijgen een groene golflijn onder zich.

Je kan fouten onmiddellijk of achteraf corrigeren. Met Alt+F7 navigeer je doorheen je document van de ene gevonden ‘fout’ naar de volgende. Via de rechtermuisknop krijg je meer uitleg en mogelijke alternatieven.

Het venster Spelling- en grammaticacontrole geeft zowel mogelijke spelfouten als grammaticafouten weer. Schakel je Grammatica controleren uit, dan loopt enkel de spellingcontrole.

De functie AutoCorrectie biedt nu de mogelijkheid om meerdere woorden automatisch door één of meerdere woorden te vervangen. Zo wordt va nde automatisch vervangen door van de. Dit kon niet in de vorige versies van Word.

Het venster AutoCorrectie is uitgebreid met drie nieuwe tabbladen: AutoOpmaak tijdens typen, AutoTekst en AutoOpmaak. AutoTekst werd al eerder aangehaald maar wordt ook nog verder besproken (zie punt 40). AutoOpmaak komt in punt 27 aan bod.

Geen wijzigingen.

Via de keuze Help, Inhoudsopgave en index kom je in het venster Help-onderwerpen terecht, waar het tabblad Antwoordwizard niet langer voorkomt.

Om scherminformatie of contextgevoelige hulp te krijgen, gebruik je Shift+F1 of kies je Help, Wat is dit? De Help-knop op de werkbalk standaard activeert nu immers de Office-assistent.

Je kan de Office-assistent o.a. op volgende manieren op je scherm krijgen:

• klik op de knop Office-assistent op de werkbalk Standaard;
• kies Microsoft Word Help uit het menu Help of druk op F1.

Om het geheel aantrekkelijk te maken wordt de Office-assistent als paperclip Clippit voorgesteld. In het snelmenu kan je echter via Assistent kiezen een andere voorstelling van de Office-assistent instellen: Rob Robot, Superpup, Krabbel… om er maar enkele te noemen. Kwestie van wat afwisseling.

Door op de Office-assistent te klikken of met F1 kan je informatie opvragen door zelf een vraag te formuleren (cfr. de Antwoordwizard uit Word 7): b.v. ‘Hoe moet ik tekst in twee kolommen plaatsen?’.

Daarnaast ‘volgt’ de Office-assistent alles wat je doet en zal hij je soms automatisch interessante tips bezorgen om nog efficiënter te werken. Een (geel) lampje geeft weer dat er een tip is. Klik op dat lampje voor verdere informatie. Zelfs als de assistent uitgeschakeld is, krijg je het gele lampje op de knop Office-assistent (werkbalk Standaard) te zien.

Uiteraard kan je te allen tijde de Office-assistent sluiten door de titelbalk ervan te sluiten of via het snelmenu, keuze Assistent verbergen.

De gekke fratsen van de paperclip – of andere assistents – maken het allemaal nog leuk ook.

In de liniaal krijg je informatie over de instellingen die op de liniaal weergegeven worden (marges, tabstops, insprongen…) als je ze met de muis aanwijst.

Via Microsoft op het Web (Helpmenu), maak je een verbinding met het Internet waar een gigantische hoeveelheid informatie beschikbaar is op de website van Microsoft (zie 56.2).

Door de aanwezigheid van AutoOpmaak tijdens typen (menu Extra, Autocorrectie) wordt een woord of uitdrukking die tussen:

• *-tekens getypt wordt, vet weergegeven;
• _-tekens getypt wordt, cursief weergegeven.

In feite wordt hier de opmaak telkens uit een opmaakprofiel gekopieerd, zonder dat opmaakprofiel op de tekst toe te passen:

• voor de tekst tussen asterisken (*): opmaakprofiel zwaar (standaard: vet);
• voor de tekst tussen onderstrepingstekens (_): opmaakprofiel nadruk (standaard: cursief).

Bij de opties (Bestand, Afdrukken knop Opties of Extra, Opties, tabblad Afdrukken) zijn er enkele nieuwe mogelijkheden:

• Omgekeerde afdrukvolgorde: om pagina's in omgekeerde volgorde af te drukken (de laatste pagina wordt dan het eerst afgedrukt);
• Formaat zo nodig wijzigen in A4/Letter: om documenten die opgemaakt zijn met een ander papierformaat dan standaard A4 automatisch tijdens het afdrukken op A4-formaat af te drukken. De aanpassingen naar A4-formaat gebeuren enkel tijdelijk tijdens het afdrukken en worden niet in het document zelf opgeslagen.

Blijft zoals het was.

Het aantal mogelijkheden bij het onderstrepen is uitgebreid: dik, met golflijntje, stip-stip-streepje…

Er zijn ook enkele nieuwe effecten beschikbaar: dubbel doorhalen, schaduw, contour, reliëf en verzonken.

In het venster Lettertype is een tabblad Animatie opgenomen waarmee je tekens, woorden en tekstdelen geanimeerd kunt voorstellen. Deze animatie-effecten – bijvoorbeeld knipperende achtergrond, kolonne zwarte mieren, neonlichtjes… – hebben uiteraard geen effect op de afdruk op papier, maar wel als je een document op het scherm bekijkt (b.v. via internet/intranet).

Met de nieuwe knop AutoCorrectie kan je nu vanuit het venster Symbolen een speciaal symbool in de autocorrectielijst laten opnemen. Dit symbool verschijnt dan in je document van zodra je de tekenreeks intypt die via AutoCorrectie door het symbool vervangen moet worden.

De functie Woordafbreking is verhuisd. Ze is nu via het menu Extra, Taal bereikbaar.

De functies Zoeken, Vervangen en Ga naar zijn tabbladen van één venster Zoeken en vervangen.

De misleidende keuze Selectiecriteria gebruiken werd beter geformuleerd: Jokertekens gebruiken.

Van zodra je een zoekactie uitvoert, wordt het Zoeken als bladerobject (zie 7.3) ingesteld. Met de knoppen Vorige/Volgende op de verticale schuifbalk (of de sneltoetsen Ctrl+PageUp en Ctrl+PageDown) kom je nu telkens bij de vorige/volgende zoekstring terecht.

De tabbladen Zoeken en Vervangen kan je met de knop Meer/Minder volledig of gedeeltelijk weergeven. Bij een gedeeltelijke weergave krijg je meer documenttekst te zien.

Gebruik je de Prikker, dan werk je met AutoTekst (menu Extra, AutoCorrectie), de opvolger van ‘Tekstfragmenten’. AutoTekst wordt in punt 40 besproken.

Uiteraard kan je ook in Word 97 met verschillende documenten werken. Dit gebeurt op dezelfde manier als in Word 6/7.

Blijft zoals het was.

Het venster Alinea-opmaak kreeg een facelift en bevat een nieuwe keuze Overzichtsniveau. Hier kan je een niveau toewijzen aan een alinea. Dit niveau bepaalt of de alinea weergegeven wordt in de overzichtsweergave (menu Beeld, Overzicht) of in de documentstructuur (menu Beeld, Documentstructuur). Zo zal een alinea gewone tekst waaraan je niveau 1 toekent, toch weergegeven worden in een overzichtsweergave waarin enkel het niveau 'Kop 1' te zien is.

Het toegekende overzichtsniveau – standaard gewoon Platte tekst – heeft geen invloed op de opmaak van de alinea, het al dan niet opnemen in de inhoudsopgave…

Het venster Tabs is lichtjes herschikt, maar blijft dezelfde mogelijkheden bevatten.

Het aantal tekens waaruit in het tabblad Opsommingstekens kan gekozen worden, is uitgebreid.

Het aanpassen van de weergave van de opsomming is vereenvoudigd (zie illustratie bovenaan volgende pagina):

• Bij Positie van opsommingsteken duid je aan waar het opsommingsteken komt. Normaal is dat tegen de linkermarge (Inspringing op 0 cm).
• Bij Positie van tekst geef je weer hoever de tekst inspringt t.o.v. de linkermarge.

Automatisch wordt Verkeerd-om inspringen actief (kan via alinea-opmaak uitgeschakeld worden).

Wijzigingen in de opmaak van de opsomming gelden voor alle geselecteerde elementen uit de opsomming en voor alle elementen die direct het gewijzigde element voorafgaan of volgen. Ze zijn ook van toepassing op de opsommingen die je nadien nog in het document aanbrengt.

De werkbalk Koptekst en voettekst bevat enkele nieuwe mogelijkheden. Zo is er een knop om het aantal pagina’s dat het document bevat op te nemen en een knop om de opmaak van de paginanummering in het venster Paginanummering in te stellen.

Niet gewijzigd.